A evolução da gestão e a importância dela dentro dos escritórios e departamentos jurídicos

Qual a importância da gestão dentro dos escritórios e departamentos jurídicos? Você já pensou sobre isso?

Será que tem sofrido na pele o desconhecimento sobre o tema e vivenciado o impacto disso em seu dia a dia? Ou será que você já começou a voltar seu olhar para essa área?

Já ouviu falar em CLOC e em Legal Ops? Se não, vem comigo!

Diante do grande número de exigências do mercado, das necessidades cada vez mais urgente dos clientes e da qualidade e eficiência esperadas dos serviços jurídicos, todos os anos se reúne um grupo de especialistas que deu origem ao Corporate Legal Operations Consortium (CLOC), definido como:[…] uma comunidade global de especialistas com foco na redefinição dos negócios jurídicos. Ao ajudar os profissionais de operações jurídicas a colaborar entre si e com outros participantes do setor, abrangendo escritórios de advocacia, fornecedores de tecnologia e faculdades de direito, o CLOC trabalha para ajudar a definir os padrões e as práticas do setor para a profissão [tradução nossa]1.

A relação com o tema, desdobra-se no fato de que o CLOC ajuda os escritórios a implantarem o “Legal Ops” que nada mais é do que uma ferramenta de gestão e que de forma completa ( e por vezes, complexa) e evolutiva, dividida em algumas competências, traz um norte ( e que norte!) para os escritórios e Departamentos jurídicos quando o assunto é GESTÃO.

Dentre essas competências, trazidas num formato de mandala, posso citar (e vou me deter) duas: a gestão de conhecimento e a tecnologia. Ambas, essenciais para uma gestão de sucesso nesse mundo de mudanças e exigências de mercado e embora, estejam separadas na mandala do CLOC, devem ser vistas de forma integrada.

A gestão de conhecimento ” é um processo organizacional que envolve a criação, captura, armazenamento, compartilhamento e aplicação do conhecimento dentro de uma empresa ou organização.”

Ela faz com que haja um melhor uso do tempo, melhore os resultados e as praticas do dia a dia dos escritórios, uma vez que faz com que se nutra uma cultura de compartilhamento, de suporte mútuo e documentos compartilhados, visíveis e acessíveis à todos, a medida que é possível usar o conhecimento e compartilhar as informações com qualidade e para toda a organização.

Com a gestão de conhecimento, o conhecimento, não se perde, não se dissipa e não perde valor com o tempo. Pelo contrário, o conhecimento tende a se acumular e se fortalecer quando é gerenciado de forma eficaz. À medida que as organizações desenvolvem práticas sólidas de gestão de conhecimento, elas podem transformar esse ativo intangível em um recurso estratégico que impulsiona a inovação, a competitividade e o crescimento sustentável. Portanto, invista!

Além disso, não custa lembrar que associar a gestão de conhecimento com a adoção de sistemas de informação e automação nos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos traz inúmeras vantagens.

Veja que embora separadas pelo CLOC, como competências “distintas”, numa mandala alegre e colorida, todas elas ( as 12 competências), se unem e se completam.

Ter um software de gestão ( tecnologia) nos permite ter uma gestão de conhecimento e de informação, além de nos permitir gerenciar os documentos, facilita o acesso para todos da organização, independente de onde as pessoas estejam.

Além disso, é por meio da automação e da tecnologia que há ganho de tempo, face a substituição de atividades repetitivas com otimização do tempo, da qualidade das entregas. Com a automação de tarefas rotineiras, as equipes podem se concentrar na criação e compartilhamento de conhecimento valioso.

Há ainda a possibilidade de ter acesso a dados que auxiliem na tomada de decisões, implantando, assim, o que se chama de cultura data driven na organização. Assim, não custa lembrar que a análise de dados, por meio da tecnologia, ajuda os escritórios e departamentos jurídicos a identificarem tendências e insights, aprimorando a tomada de decisões informadas.

Já o “inteligenciamento das informações” ocorre por meio da inteligência artificial que nos permite, dentre tantas possibilidades, o auxilio na confecção de peças repetitivas em contencioso de massa. Embora muitos tenham medo de perder o emprego em função dessa evolução tecnológica, de certo, nenhum homem é melhor do que uma maquina, mas, com certeza,  nenhuma máquina é melhor do que um homem com uma máquina e dessa forma, “a tecnologia é uma aliada e não uma inimiga dos advogados”.

Dessa forma, podemos entender o quanto a tecnologia revolucionou a gestão de conhecimento, tornando-a mais ágil e eficiente. Além disso, ferramentas de colaboração online permitem a troca instantânea de informações, promovendo a aprendizagem contínua. Em resumo, a tecnologia é a chave para otimizar a gestão de conhecimento e impulsionar o sucesso das empresas no mundo moderno e a gestão de conhecimento é a chave para extrair o máximo valor da tecnologia, criando uma sinergia poderosa que impulsiona a inovação, a competitividade e a adaptação contínua das organizações ao ambiente em constante evolução e aprendizado continuo.

Assim, a gestão em sentido amplo (com o acompanhamento e conhecimento de suas nuances) é de extrema importância para os escritórios e departamentos jurídicos.

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