A adesão ao home office foi intensamente abraçada pelas empresas e seus colaboradores durante a pandemia de Covid-19 devido à obrigatoriedade do isolamento social. Com os benefícios que o regime remoto pode proporcionar, como a flexibilidade, economia de gastos com a locomoção dos funcionários e manutenção de despesas referentes a local de trabalho (como luz, água, aluguel, internet, etc.), a alternativa se tornou uma opção muito viável para diversos negócios e a primeira opção para muitos colaboradores.
No entanto, de acordo com pesquisas conduzidas pela Mercer Brasil em 2022, a maior insegurança dos proprietários em dar continuidade a contratações totalmente virtuais no período pós pandemia é a baixa produtividade, o desempenho insatisfatório dos funcionários e a alta rotatividade nas empresas. Isso ocorre porque tais modelos permitem a contratação de pessoas de todo o mundo a qualquer momento.
A questão principal reside no fato de que, assim como a tecnologia exige adaptações contínuas por parte das pessoas, no contexto profissional não é diferente. Tentar replicar a dinâmica presencial, com horários fixos semanais, a necessidade de registrar pontos e a gestão de banco de horas, por exemplo, não se adequa ao modelo remoto e pode resultar em perda de produtividade. Isso ocorre devido a diversas questões, como às limitações da internet, uma comunicação não tão eficaz quanto em um ambiente presencial, problemas de conexão, entre outros. Felizmente, o mercado já oferece soluções eficazes para resolver esse desafio.
Sistema de pontuação por tarefas
O sistema de pontuação é uma ferramenta que mede a produtividade com base no desempenho em tarefas específicas, atribuindo várias pontuações. Tanto os pontos quanto as tarefas podem ser definidos pelo proprietário da empresa, considerando o nível de complexidade necessário para realizar a atividade, bem como o tempo necessário para concluí-la.
Além disso, as empresas podem estabelecer uma meta mínima de pontuação mensal que os funcionários devem alcançar para manter sua produtividade em linha com os demais colaboradores. A implementação desse sistema permite uma rotina mais flexível, enquanto a produtividade continua sendo um fator relevante, e os colaboradores ainda precisam cumprir suas metas. A pontuação por tarefas promove a autonomia e motivação entre os trabalhadores, já que eles podem acompanhar diariamente as tarefas realizadas, gerando um sentimento de satisfação em relação ao próprio trabalho.
Vantagens para os escritórios
A implementação desse sistema oferece inúmeros benefícios aos escritórios. Os advogados lidam diariamente com tarefas complexas, o que torna injusto remunerá-los com base nas horas trabalhadas em vez de suas atividades realizadas, avaliadas por meio de pontuações. Essa abordagem permite que esses profissionais visualizem melhor a própria produtividade. Muitas vezes, eles dedicam longas horas a um único processo, concentrando-se em tarefas específicas, e isso pode levar à sensação de que não foram suficientemente produtivos ao final do dia, da semana ou do mês, gerando frustrações. O sistema inteligente é capaz de converter essas atividades em tarefas pontuadas, trazendo um novo significado ao trabalho e motivando os advogados, o que, por sua vez, aumenta a produtividade.
É importante destacar que a remuneração se torna mais justa com a adoção do sistema de pontuação, pois cada funcionário passa a receber de acordo com sua própria produtividade. Além disso, o sistema promove transparência em relação às funções desempenhadas dentro do escritório, evitando possíveis fraudes e sobrecargas de trabalho entre os colaboradores.
Vantagens para o gestor
A implementação do sistema possibilita que os gestores realizem uma avaliação individual mais justa de cada funcionário de maneira objetiva. Conforme mencionado anteriormente, a utilização do sistema reduz a sobrecarga de tarefas em alguns trabalhadores em detrimento de outros, o que, por sua vez, permite que os proprietários façam análises mais precisas.
Através dessa ferramenta, é possível analisar diversos aspectos, como desempenho, performance e identificação de áreas em que um colaborador possui potencial de aprimoramento, bem como em quais áreas ele já demonstra excelência. A coleta contínua de dados individuais auxilia na tomada de decisões mais estratégicas.
Vantagens para os funcionários
As vantagens se estendem aos colaboradores, começando pela clareza nas expectativas, uma vez que as metas são estabelecidas pelo gestor. Além disso, no trabalho realizado, os funcionários podem acessar seu próprio desempenho.
Com uma meta clara e bem definida, os trabalhadores podem estabelecer uma rotina mais flexível, ou seja, mais autônoma, através da autogestão, desde que cumpram as metas e entreguem resultados de excelência. Com o feedback constante sobre seu próprio desempenho, os conflitos internos, decorrentes de avaliações subjetivas ou percebidas injustiças, também serão reduzidos. Por fim, ao ter mais liberdade na condução do próprio trabalho, os funcionários se sentirão mais motivados.
A gratificação e a Questão trabalhista
A gratificação pode ser definida de acordo com a preferência de cada dono de escritório ou negócio. Existem inúmeras possibilidades, como estabelecer um piso mínimo, e se o funcionário obtiver uma pontuação acima desse mínimo, ele pode receber uma bonificação financeira, cujo valor é determinado pelo gestor. Outra alternativa é premiar os funcionários anualmente com base em sua produtividade, mas as práticas de remuneração são algo singular para cada empregador.
Como fazer para implementar
O sistema de pontuação por tarefas é comumente oferecido por meio de softwares, e a forma de implementação pode variar de acordo com a empresa fornecedora. No caso da implantação do sistema da ADVBOX, a empresa realiza uma avaliação para determinar em qual fase de maturidade digital o escritório se encontra. A partir dessa análise, uma equipe qualificada é encarregada de realizar a implementação, fornecendo diversos treinamentos para ensinar os recursos da ferramenta e como utilizá-la.
