Transformação digital: como o Espaider ajudou a otimizar várias rotinas no escritório Araúz Advogados

O responsável pela área de Legal Operations do escritório Araúz Advogados, Julio César Fernandes Ercoli, relata um pouco sobre o processo de transformação digital que mais do que triplicou a capacidade operacional, vivenciada em várias áreas (jurídica e administrativa), com a utilização do sistema de gestão jurídica Espaider, desenvolvido pela empresa Fácil. 

Araúz Advogados, um escritório abrangente, com foco no Direito Empresarial e grande experiência no setor do Agronegócio e Cooperativismo, está há mais de 23 anos no mercado e conta com mais de 300 profissionais para atender às demandas jurídicas de corporações. Saiba mais em: arauz.com.br 

Diante de incertezas em relação às mudanças e a busca por alternativas para otimizar as rotinas diárias, o escritório teve excelentes ganhos com automatização. A possibilidade de integração do Espaider com outros sistemas já comumente usados possibilitou ainda, a centralização das atividades, melhorando também a experiência dos colaboradores da Araúz Advogados.

Segundo Julio, a implementação de mais de 200 modelos de templates no Espaider gerou economia de tempo aos advogados e reduziu consideravelmente a devolução de pedidos de protocolo por inconsistências de dados. Além disso, Julio menciona também que o projeto colaborou para que milhares de petições pudessem ser protocoladas em um único dia, por meio da criação e o protocolo em lote de petições. 

Acompanhe a entrevista na íntegra abaixo: 

1. A Araúz Advogados iniciou há mais de seis anos um projeto de transformação digital, passando pela implantação do sistema Espaider, quais eram os principais objetivos? 

Os principais objetivos eram aprimorar a gestão da Araúz Advogados através da implementação de um sistema customizável à nossa realidade, que possibilitasse a criação de workflows personalizados, fosse integrável com as novas tecnologias do mercado jurídico e, ainda, capaz de realizar a gestão de dados com segurança. 

2. Qual foi a principal dificuldade enfrentada durante esse processo? 

A principal dificuldade enfrentada durante esse processo foi repensar e aprimorar todos os fluxos alinhado com os projetos de planejamento estratégico e de crescimento sustentável. Assim, foi uma excelente oportunidade para revisitar fluxos que poderiam ser melhorados e buscar alternativas para tornar a experiência dos nossos colaboradores ainda melhor, ágil e intuitiva. 

3. Quais foram as melhorias geradas nesse processo para o time da controladoria? 

Todos os fluxos de trabalho foram incluídos no sistema, eliminando a troca de informações e documentos por e-mail. Essa parametrização permitiu também a integração da nossa operação a diversos RPAs, automatizando procedimentos, triplicando a capacidade operacional para análise de publicações/intimações, abertura de pastas/fichas, atualizações sistêmicas, elaboração de guias, protocolos judiciais, entre outras atividades direcionadas para nossos clientes. 

4. Poderia citar outros reflexos da integração dos fluxos de trabalho ao Espaider? 

Com a operação integralmente dentro do Espaider (cadastros, solicitações, compras, financeiro, gente e cultura, entre outras áreas) foi possível captar uma quantidade de informações inédita, que não existiam ou encontravam-se dispersas, e criar dashboards gerenciais para subsidiar nossos gestores na tomada de decisões. 

5. Poderia citar outros projetos que tiveram por base o Espaider? 

A possibilidade de criar documentação padronizada com base nas informações pré-existentes no sistema possibilitou a criação do projeto de Templates. Foram elaborados mais de 200 modelos de petições para auxiliar nossos colaboradores para a criação de petições básicas de forma simplificada, resultando em substancial economia de tempo ao advogado e diminuindo consideravelmente a devolução de pedidos de protocolo por inconsistências de dados. Hoje, quase 78% das petições protocoladas tem por base um modelo pré-existente. O projeto possibilitou também a criação e o protocolo em lote de petições para situações específicas, onde milhares de petições podem ser protocoladas em um único dia.  

O sucesso do projeto representou na sua ampliação estendendo-se para a área de contratos, de forma que os nossos clientes podem gerar modelos de inúmeros contratos sem qualquer interação humana, inclusive de forma integrada a plataformas de assinaturas eletrônicas.  

6. Quais as expectativas para o futuro? 

Já aplicamos a Inteligência Artificial (IA) da Fácil (Parker) na análise de intimações/publicações. Esperamos ampliar esse escopo, aplicando ainda mais a IA e novas tecnologias em nossas rotinas, para continuar crescendo e servindo nossos clientes com segurança e excelência. 

Conheça o Espaider, um sistema completo e personalizável para gestão de departamentos jurídicos e escritórios de advocacia, líder de mercado e com clientes de renome mundial. Em suas mais recentes versões, diversas customizações podem ser realizadas pelo próprio usuário, garantindo maior autonomia. 

O sistema é totalmente web, com interface moderna e responsiva. 

Conta com hospedagem na nuvem, robusta e certificada. Algumas certificações: ISO-27001, ISAE-3402 II, TIER III e pentests anuais. Ou ainda, pode ser hospedado em infraestrutura própria do cliente. 

É multi-idiomas, com suporte nativo em português, inglês e espanhol. 

A Fácil está há mais de 30 anos no mercado e desenvolve soluções específicas para o setor jurídico. 

Entre em contato e solicite uma demonstração: vendas@facil.com.br 
Saiba mais em: facil.com.br 


Entrevistado: Julio César Fernandes Ercoli 
Controller do escritório Araúz & Advogados Associados 
 
Crédito da foto: Nathan Filmes (www.nathanfilmes.com.br)

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