Gestão de Conhecimento no ambiente jurídico sempre foi um tema importante para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. Isso porque o conhecimento é o principal ativo dessas equipes. Desde os anos 2000, nos especializamos em Gestão Eletrônica de Documentos e podemos notar a evolução desse assunto no Brasil.
Apesar de ser um conceito próprio, a Gestão do Conhecimento está cada vez mais ligada à tecnologia, devido ao grande volume de dados que os times jurídicos lidam diariamente. Neste artigo, vamos explorar práticas do mercado para implantar essa solução nos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos.
- Organize suas informações
O primeiro passo para uma boa gestão de conhecimento é mapear onde estão armazenadas as informações do seu escritório, entender sua importância e o nível de sigilo. Parece simples, mas muitas empresas ignoram essa etapa.
Lembre-se: segurança da informação e compartilhamento de conhecimento precisam estar equilibrados. Aplicar permissões é essencial, mas o ideal é encontrar o ponto certo entre proteger dados sensíveis e garantir que as pessoas certas tenham acesso rápido e seguro às informações.
- GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos
Para que as informações estejam acessíveis às pessoas certas na hora certa, elas precisam ser organizadas de maneira eficiente. Isso evita que o conhecimento fique limitado a poucas pessoas.
O primeiro passo é definir uma organização básica para os documentos. Em escritórios de advocacia, a estrutura geralmente segue a lógica de cliente/caso, enquanto em departamentos jurídicos, pode ser por área/assunto. A organização deve refletir a forma como os usuários pensam e trabalham.
Com o grande volume de documentos produzidos, a tecnologia torna-se essencial para manter a organização e a produtividade. Quando a busca por arquivos começa a atrasar o trabalho, é hora de implementar um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).
Aqui estão algumas funcionalidades importantes para o setor jurídico:
- Pastas Virtuais: Um sistema eficiente cria pastas virtuais com subpastas padronizadas para cada caso ou assunto, garantindo consistência.
- Pesquisa: Além das pastas, a ferramenta deve oferecer uma busca simples, robusta e rápida para localizar documentos relevantes.
- Permissionamento: Controle de acesso é fundamental para proteger informações sensíveis e atender às exigências de compliance.
- Mobilidade: O sistema deve permitir acesso seguro e produtivo de qualquer lugar e dispositivo, ideal para o modelo de trabalho híbrido.
- Gerenciamento de E-Mails
Para alcançar uma gestão eficiente do conhecimento, é essencial organizar os e-mails corporativos. No setor jurídico, e-mails ainda são a principal ferramenta de comunicação, contendo informações estratégicas como aprovações e pareceres no próprio corpo da mensagem.
O ideal é gerenciar e-mails com a mesma lógica usada para outros documentos — por cliente/caso ou área/assunto. Isso facilita o acesso rápido a mensagens importantes, mesmo de usuários que já saíram da empresa.
Aqui estão os principais recursos de um bom sistema de gerenciamento de e-mails:
- Facilidade de uso: A ferramenta deve ser automatizada e intuitiva. Se o processo de salvar e-mails for manual e complicado, a adoção será baixa.
- Integração com MS Outlook: O sistema deve integrar-se perfeitamente ao MS Outlook, o cliente de e-mail mais utilizado no mercado jurídico.
- Salvamento automático: O sistema deve permitir que os e-mails enviados sejam salvos automaticamente na pasta virtual correspondente ao caso/assunto, sem ações adicionais do usuário.
- Visualização intuitiva: A interface deve ser familiar, exibindo e-mails com campos como “De”, “Para”, “Data” e “Anexos”, ordenados por data para facilitar a navegação.
- Base de Conhecimento
Uma base de conhecimento é o próximo passo para aprimorar a gestão de documentos e e-mails já organizados. Enquanto o sistema de GED armazena todos os arquivos de cada caso/assunto com segurança e boas ferramentas de pesquisa, uma base de conhecimento foca em destacar os “melhores documentos” para reutilização rápida e eficiente.
Para criar essa base, é preciso um processo de curadoria:
- Usuários sugerem documentos.
- Uma equipe especializada revisa e aprova.
- Os arquivos são publicados em um repositório com uma busca avançada e filtragem detalhada.
Esse sistema permite encontrar modelos revisados e confiáveis, reduzindo retrabalho e ajudando novas equipes a se adaptarem mais rapidamente.
- Inteligência artificial
A inteligência artificial é um tema cada vez mais presente nos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. Porém, sua adoção eficiente depende dos passos que citamos anteriormente, como a criação de uma base de conhecimento bem estruturada. Isso garante que as ferramentas de IA usem dados confiáveis e específicos, em vez de informações genéricas da internet.
Hoje, a IA já traz benefícios como:
- Extração de informações e respostas diretas na interação com documentos.
- Resumos automáticos de textos complexos.
- Traduções e revisões de documentos.
- Comparações e revisões ortográficas.
Esses recursos aumentam a produtividade, mas o uso da IA para criar conteúdo jurídico ainda está amadurecendo. Muitas vezes, revisar o texto gerado consome mais tempo do que trabalhar a partir de modelos confiáveis. No entanto, a evolução rápida dessa tecnologia promete melhorias em breve.
Como a iManage pode te ajudar nesse processo?
O iManage Work é uma solução líder em gestão de documentos e conteúdo, amplamente usada por escritórios de advocacia e departamentos jurídicos no Brasil e no mundo, além de consultorias e empresas de serviços.
Com ele, você pode armazenar, organizar, proteger e compartilhar informações de forma segura, acessando documentos por desktops, notebooks ou dispositivos móveis, com conexão local ou via internet.
A ferramenta organiza o conteúdo por cliente/caso, promovendo colaboração eficiente entre equipes. Ela também permite gerenciar diversos tipos de arquivos, como documentos, e-mails e vídeos, em uma biblioteca central, simplificando o acesso e a reutilização de informações importantes.
Sobre a Docwise
Com 10+ anos de história e mais de 20 anos de experiência, impulsionamos a produtividade e segurança de escritórios de advocacia com as soluções iManage.
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