Com a digitalização dos processos jurídicos, entender a validade, segurança e gestão de documentos eletrônicos tornou-se essencial para empresas e advogados. Nesta entrevista, conversamos com Thauan Romero, CEO e cofundador da RUK, que explica como soluções digitais podem substituir processos em papel, garantir conformidade legal e aumentar a eficiência operacional. Confira!
1. Em que situações a assinatura digital pode substituir integralmente a assinatura presencial no Brasil?
No Brasil, a assinatura digital com certificado ICP-Brasil, regulamentada pela MP nº 2.200-2/2001, tem a mesma validade jurídica que a assinatura presencial e pode ser utilizada em contratos, procurações, atas societárias, acordos comerciais e documentos trabalhistas, exceto quando a lei exige formalidades presenciais específicas. Com a Lei nº 14.063/2020, outras modalidades de assinatura eletrônica, quando acompanhadas de mecanismos avançados de autenticação e trilhas de auditoria, também garantem validade jurídica.
A RUK oferece uma plataforma que vai além da simples assinatura: combina segurança criptográfica e carimbo de tempo para garantir integridade e autenticidade. Isso permite substituir o papel por processos 100% digitais, reduzindo custos e acelerando negócios com total segurança jurídica.
2. Como uma empresa pode garantir que seus contratos e documentos digitais sejam armazenados de forma segura e organizada a longo prazo?
A base está no cumprimento da LGPD (Lei nº 13.709/2018) e nas práticas de segurança da informação previstas na ISO 27001. Isso significa utilizar criptografia de ponta a ponta, controle de acesso por níveis de permissão, backups redundantes e sistemas de preservação de integridade, como hash codes e carimbo do tempo.
Com a RUK, além da conformidade legal, a empresa conta com organização inteligente: categorização de documentos, segregação de acessos e visualização e trilhas de auditoria de assinatura. Assim, mesmo após anos, qualquer contrato pode ser localizado e validado em segundos, garantindo eficiência operacional e segurança jurídica.
3. Quais critérios um advogado deve analisar antes de recomendar uma solução de gestão de contratos a um cliente?
É fundamental verificar a conformidade com a MP nº 2.200-2/2001, a Lei nº 14.063/2020 e a LGPD, além de avaliar a robustez da segurança digital e a rastreabilidade das assinaturas por meio de trilhas de auditoria. Outro ponto-chave é a flexibilidade para utilizar diferentes tipos de assinatura eletrônica simples, avançada ou qualificada conforme a necessidade de cada operação, evitando custos excessivos.
A RUK entrega tudo isso em uma única plataforma, com experiência de uso intuitiva para todos os perfis de usuários. É a solução ideal para escritórios de advocacia e empresas que buscam aliar segurança, agilidade e escalabilidade.
4. Quais documentos e registros são mais estratégicos para integrar ao fluxo de onboarding digital?
Entre os mais estratégicos estão: contrato de trabalho, ficha de registro, termos de confidencialidade, políticas internas, comprovantes de treinamentos obrigatórios e declarações fiscais. Empresas modernas também incluem planos de desenvolvimento, metas iniciais e registros de entrega de equipamentos.
Com a RUK, todo o onboarding ocorre em um único fluxo digital: os documentos são assinados eletronicamente, armazenados de forma segura e categorizados. Isso garante agilidade, rastreabilidade e conformidade legal, eliminando falhas e acelerando a integração do colaborador.
5. Como medir o impacto do onboarding digital na integração e produtividade de novos colaboradores?
O impacto pode ser medido com indicadores como tempo médio de conclusão do onboarding, redução de retrabalho, taxa de conformidade e tempo para atingir a performance esperada. Além disso, pesquisas de satisfação internas ajudam a avaliar a experiência do colaborador.
A RUK oferece dashboards em tempo real que permitem acompanhar cada etapa do processo, identificar gargalos e comprovar resultados. Assim, a gestão consegue visualizar de forma clara como o digital está aumentando a produtividade e fortalecendo a governança de documentos.
Thauan Romero é CEO e Cofundador da RUK, empresa de tecnologia que desenvolve soluções de gestão empresarial. Atua na criação e desenvolvimento de softwares inovadores para transformar a rotina de empresas, especialmente em áreas como RH, jurídico e gestão de documentos.
