A implementação de práticas de compliance em escritórios de advocacia deixou de ser um diferencial para se tornar uma necessidade. A busca por transparência, ética e conformidade com as leis e regulamentações não apenas fortalece a reputação do escritório, mas também garante a segurança e a confiança de seus clientes. Este artigo apresenta um guia prático com 5 passos essenciais para auxiliar escritórios de advocacia na implementação de um programa de compliance eficaz, abordando desde a avaliação de riscos até a melhoria contínua.
1. Diagnóstico e avaliação de riscos
Antes de implementar um programa de compliance, é essencial realizar um diagnóstico detalhado das atividades do escritório e avaliar os principais riscos envolvidos. Isso inclui aspectos como conflito de interesses, sigilo profissional, prevenção à lavagem de dinheiro e governança corporativa.
Também é preciso mapear todos os processos internos do escritório, desde a captação de clientes até o encerramento de casos, para identificar pontos de vulnerabilidade e verificar a conformidade do escritório com as leis e regulamentações aplicáveis, como o Código de Ética da OAB, a Lei Anticorrupção (Lei nº 12.846/2013) e a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
2. Elaboração de um Código de Ética e Conduta
Um Código de Ética e Conduta é o alicerce do compliance. Ele deve estabelecer princípios, valores e diretrizes de conduta para todos os integrantes do escritório. É importante que seja claro, acessível e atualizado regularmente para refletir mudanças na legislação e melhores práticas.
Além dessa regulação, é importante investir em políticas internas que abordem questões como conflito de interesses, confidencialidade, proteção de dados, prevenção à corrupção e lavagem de dinheiro e implementar canais de denúncia seguros e confidenciais para que os funcionários possam relatar irregularidades sem medo de represálias.
3. Treinamento e capacitação da equipe
Para que o compliance seja efetivo, todos os profissionais do escritório precisam estar bem-informados sobre as políticas adotadas. A realização de treinamentos periódicos garante que advogados, estagiários e colaboradores compreendam as regras e saibam como agir em diferentes situações.
Comunicar de forma clara e transparente a importância do programa de compliance e promover uma cultura em que a ética e a conformidade sejam valores fundamentais são pontos-chaves nesse processo.
4. Implementação de mecanismos de monitoramento e controle
O acompanhamento contínuo é essencial para garantir a eficácia do programa de compliance. Devem ser criados mecanismos de monitoramento, como auditorias internas, canais de denúncia e procedimentos para a gestão de incidentes, assegurando a transparência e a correção de eventuais desvios. Processos de due diligence, por exemplo, podem avaliar a integridade de clientes, fornecedores e parceiros.
5. Revisão contínua e aprimoramento do programa
O compliance é um processo dinâmico, que deve ser constantemente revisado e aprimorado. A avaliação periódica das práticas adotadas, aliada à incorporação de novos regulamentos e tendências do setor, garante que o escritório esteja sempre em conformidade e preparado para novos desafios.
Coletar feedback dos funcionários sobre o programa de compliance pode ser interessante para fazer melhorias.
A implementação de um programa de compliance eficiente fortalece a reputação do escritório, reduz riscos e assegura que a atuação profissional esteja alinhada com os mais altos padrões de ética e conformidade. Seguir esses cinco passos é um caminho sólido para tornar o compliance parte integrante da cultura organizacional do seu escritório.
É crucial que a liderança do escritório esteja totalmente comprometida com o programa de compliance, pois o exemplo vem de cima. Além disso, lembre-se de que o compliance é um processo contínuo que exige monitoramento, avaliação e melhoria constantes, garantindo que o escritório esteja sempre alinhado com as melhores práticas e regulamentações.
