Inovações em tecnologia surgem todos os dias, o tempo todo. Profissionais dos mais diversos setores precisam estar atentos a elas para saber aproveitá-las em seus negócios. Existe, atualmente, uma infinidade de ferramentas que automatizam e facilitam as atividades diárias de uma empresa. A organização, a segurança da informação e o armazenamento de dados são algumas das principais vertentes que se beneficiam das inovações tecnológicas. Mas como tudo isso impacta, de fato, a gestão no setor jurídico?
Para abordar este assunto, entrevistamos Claudio Wilberg, sócio-diretor da LegalManager. Wilberg é graduado em Engenharia Elétrica pela Pontifícia Universidade Católica do Rio de Janeiro e possui MBA em General Management pela INSEAD. Sua experiência no meio jurídico despertou o sonho de desenvolver um sistema tipo ERP para o setor jurídico, levando, assim, à criação da LegalManager.
- A gestão de uma empresa está, nos dias de hoje, diretamente ligada a tecnologias. Quais as principais ferramentas que facilitam a organização interna?
Acreditamos que as principais ferramentas por onde as empresas devem começar envolvem a gestão da prática e a gestão da produção intelectual de seus colaboradores e parceiros. Nesta linha estamos falando, respectivamente, de um sistema de gestão que cuide dos dados “estruturados” de Processos, Lançamentos de Tempo, Despesas, Contas a Receber, Contas a Pagar e tudo aquilo que o usuário enxerga como “planilhável”, e de um sistema que organize, catalogue e facilite a localização de documentos que integram o acervo intelectual do escritório/departamento e que normalmente estão armazenados em documentos nos formatos do Word e em PDFs.
Os sistemas de gestão de prática irão facilitar a organização interna pois evitarão dupla- e tripla-digitação dos mesmos dados, ajudarão na padronização do material gerado pelas várias áreas e reduzirão o tempo de aprendizado de novos integrantes, pois estes terão acesso a vasto material de treinamento sem depender deste conhecimento ser passado por alguém interno à organização. Sistemas integrados, principalmente os desenvolvidos por empresas que atuam no segmento jurídico, garantem também que o escritório/departamento não dependa só de si para evoluir. Como estas empresas trabalham com centenas de clientes e estão atentas a mudanças na legislação, na tecnologia e no próprio mercado jurídico, a fonte para desenvolvimento de novos recursos para o sistema é praticamente inesgotável, fazendo com que o escritório/departamento possa contribuir com sugestões, mas também receba evoluções solicitadas por outros escritórios/departamentos e que passaram a fazer parte do seu sistema.
Na linha de gestão do acervo intelectual, as ferramentas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) se destacam como recursos imprescindíveis para permitir respostas rápidas e de grande valia para o usuário final. Sistemas de GED permitem a pesquisa em centenas de milhares de documentos em fração de segundos, e com uma variedade enorme de campos pesquisáveis, normalmente definidos entre o escritório/departamento e o fornecedor escolhido para implantar o sistema. Nos últimos anos, com o advento do home-office, a Microsoft e a Google entraram nesse mercado de forma muito agressiva através do Sharepoint/OneDrive da primeira e do Google Drive da segunda. Estas duas ferramentas, mesmo não sendo exatamente sistemas de GED, permitem que documentos sejam facilmente localizados a partir de pesquisas usando seus nomes ou seus conteúdos, dando à empresa um poderoso recurso para localizar documentos de pessoas que já não fazem parte da organização, por exemplo, ou de arquivos salvos em computadores locais ou na própria rede, mas que o colaborador não consegue acessar de “qualquer lugar”.
- Quais as vantagens do uso de um software jurídico para a gestão de um escritório de advocacia ou departamento jurídico?
Os pontos mais vantajosos na adoção de um sistema para gestão, seja de um escritório ou de um departamento jurídico, são a padronização no procedimento, a perpetuação da dinâmica da operação em relação ao giro da equipe e a evolução/adequação destes sistemas às novas tendências e mudanças do mercado.
A padronização ao alimentar um sistema evita que seja necessário criar dezenas de planilhas paralelas, onde cada uma pode acabar tendo um formato diferente, e que fazem com que haja um retrabalho enorme mais adiante quando os gestores precisarem consolidar a informação. Ao fazer isto num sistema, a informação estará sempre estruturada de uma mesma forma, permitindo a extração de dados de forma mais rápida e mais confiável. Ao gerar uma lista de Processos em andamento ou o relatório de Notas emitidas para um determinado cliente ou num determinado período, basta o usuário fazer os filtros necessários para obter o resultado desejado.
Também é relevante garantir os procedimentos em função do giro (turn-over) dos profissionais, já que quem deixa a organização nem sempre tem a oportunidade de passar o conhecimento para quem entra, e quem entra muitas vezes traz a sua bagagem profissional própria, com seus hábitos e particularidades. Ao se deparar com um sistema estruturado na organização, este profissional recém-chegado rapidamente se adequa ao funcionamento do novo ambiente e logo já se torna produtivo.
Por fim, e não menos importante, os fornecedores de sistemas jurídicos estão atentos às mudanças no mercado e constantemente buscando novidades para atender os seus clientes. Esta atenção, seja ela para o lado jurídico ou para o lado tecnológico, faz com que as “melhores práticas” sejam difundidas para as organizações. Recursos que o escritório/departamento nunca imaginou necessários se tornam disponíveis numa atualização de versão e abrem novas possibilidades na obtenção de indicadores de desempenho e de ferramentas de controle da operação. Isto permite que os gestores expandam seus horizontes e tenham mais facilidade para alimentar os clientes internos e externos com informações mais relevantes.
- O software jurídico é uma boa solução também para escritórios de pequeno porte? Eles são capazes de oferecer potencial de crescimento para eles?
Os escritórios de pequeno porte são, talvez, os que mais se beneficiam com a implementação de um sistema de gestão. Muitas vezes o escritório é montado por profissionais egressos de grandes e médios escritórios, mas que não participavam diretamente da gestão deles. Ao montar o próprio escritório, os novos sócios se deparam com a necessidade de conquistar novos clientes e tornar o novo escritório rentável, e com muita frequência não têm tempo para “arrumar a casa”. Nesta situação, os sistemas de gestão se encaixam perfeitamente pois tiram dos novos sócios a necessidade de pensar em como estruturar a parte interna da operação, já organizando as atividades nas várias “caixinhas” e dando ao pequeno escritório o mesmo conjunto de ferramentas que os escritórios grandes e médios.
E como a estrutura da organização já está resolvida, os novos sócios estão livres para buscar novos clientes e novos negócios já sabendo que o sistema está pronto para dar suporte [1] ao crescimento de profissionais no escritório, na quantidade de clientes atendidos ou na quantidade de processos gerenciados.
- No âmbito jurídico, o uso desses sistemas favorece a prospecção de novos clientes e o retorno financeiro da empresa?
Os consultores do mercado recomendam que todos os potenciais clientes (prospects) sejam cadastrados no sistema de gestão e não fiquem só na memória do sócio que está atuando sobre ele. Desta forma, o escritório garante a disponibilidade daquela informação caso este sócio deixe a organização, permite que outras áreas (comercial, por exemplo) acompanhem o que está em andamento, e assegura que todo o histórico do relacionamento seja preservado. Ao tornar este histórico disponível para todos, o escritório enriquece a conversa com aquele potencial cliente, demonstra um interesse genuíno e evita que a conversa “comece do zero” num próximo contato.
Num passado distante, onde as propostas eram impressas e enviadas pelo correio, o escritório conseguia controlar a quantidade de propostas, a(s) área(s) envolvida(s), e o valor associado a elas. Com o passar dos anos e o uso do e-mail, é muito comum ver as propostas saindo diretamente dos sócios para o potencial cliente sem que outras áreas e outros sócios da organização saibam que estas propostas foram enviadas. Ao trazer isto de volta para o sistema, o fluxo de prospecção se torna mais robusto pois viabiliza um follow-up mais eficiente e uma classificação de probabilidade de efetivação do negócio para que os sócios possam dedicar suas energias naquelas operações com mais chance de se tornarem realidade.
Mas não é só no acompanhamento mais próximo das propostas na área comercial que o escritório trará mais recursos financeiros, mas também na redução do tempo e da quantidade de profissionais para a execução de tarefas que virão de operações estruturadas. A geração de relatórios de Processos para clientes, a emissão de Notas de Honorários, a geração de planilhas para a Contabilidade e dezenas de outras tarefas terão o seu tempo reduzido, o que se traduz em menos profissionais e menos custo para a organização, permitindo que os profissionais dediquem o seu tempo e foco em tarefas produtivas e, se não exatamente geradoras de receita, pelo menos que não desperdicem o tempo com atividades burocráticas.
