A gestão de um escritório de advocacia pode ser resumida em três grandes pilares: Administração, Organização e Acompanhamento (de tarefas, resultados, contas, clientes e colaboradores). Fazer uma boa gestão é essencial para manter uma contabilidade adequada, clientes satisfeitos e equipe engajada.
Como qualquer outro setor, a advocacia também vem se modernizando e aprendendo a lidar com novas ferramentas e modelos de gestão. Softwares jurídicos, metodologias ágeis, gestão horizontal, trabalho remoto e outras novidades vem sendo incorporadas à realidade dos escritórios.
Apresentamos aqui cinco dicas essenciais para uma gestão eficiente.
1. FOCO NO CLIENTE
Empresas de diversos setores estão aprendendo que a concentração no sucesso do cliente, garante tanto a permanência desses clientes quanto a aquisição de novos. Dentro dos escritórios de advocacia isso não é diferente! Os advogados também precisam se manter atentos à fidelidade do cliente, à velocidade e qualidade da entrega.
Pesquisa recente da Zendesk revelou que a crise global provocada pelo Covid-19 acelerou a transição para um mundo que coloca o digital em primeiro lugar. Os clientes não só estão online, como esperam que todas as empresas correspondam aos elevados padrões estabelecidos pelos grandes líderes mundiais, já bastante experientes digitalmente. Dados desta mesma pesquisa apontam que metade dos entrevistados dizem que a experiência do cliente é mais importante agora do que um ano atrás.
É aí que entram os softwares jurídicos, que ajudam a tornar o atendimento mais rápido e agem de forma a inteirar melhor o cliente sobre o status de seu processo. Isso sem falar no grande crescimento de plataformas para reuniões online, que facilitam os encontros poupando tempo, deslocamento e eventuais gastos com aluguéis de sala.
2. METODOLOGIAS ÁGEIS
As áreas de tecnologia são as mais acostumadas com esse tipo de metodologia, mas elas podem ser facilmente aplicadas ao setor jurídico. Dentro de um escritório de advocacia, por exemplo, a metodologia ágil torna a gestão compartilhada, alinhada e influencia no aumento de produtividade.
Um exemplo dessas metodologias é o SCRUM, que divide o trabalho em etapas (sprints) e o colaborador deve entregar um número pré-combinado de tarefas até o fim desse período. Ela contribui para a organização do escritório, dá uma direção para os colaboradores e ajuda na priorização de tarefas. Outra ferramenta é o KANBAN, onde também é possível controlar datas de entregas e o status de cada caso.
É claro que não basta simplesmente implementar as metodologias ágeis para atingir o sucesso, é preciso um acompanhamento, reuniões periódicas e o estabelecimento assertivo de metas e objetivos.
3. TECNOLOGIA COMO ALIADA
Já falamos sobre como os softwares jurídicos podem ajudar no atendimento ao cliente, mas a tecnologia disponível para escritórios de advocacia vai muito além.
A inteligência artificial pode ser usada para criar um banco de dados de processos, para pesquisas de jurimetria e até mesmo prever ou indicar tarefas, tornando o trabalho mais ágil e produtivo.
Saber usar a tecnologia para fazer uma boa gestão de tempo é essencial para sair à frente da concorrência. Automatizar atividades do back office, por exemplo, libera o advogado para focar em questões estratégicas do escritório.
Outra área importante de atuação da tecnologia é na gestão da advocacia durante o trabalho remoto, que continuará sendo uma realidade mesmo após o fim da pandemia. Os softwares jurídicos auxiliam na organização do fluxo de trabalho, na gestão de tarefas e comunicação entre colaboradores. Tudo isso, garantindo a segurança de informações e se atentando à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Além de tudo dito acima, a tecnologia também pode ajudar na gestão financeira dos escritórios, ponto crucial, mas que muitas vezes é negligenciado. Existem ferramentas que auxiliam no controle do fluxo de caixa, geram relatórios financeiros e assim balizam as tomadas de decisões.
4. GESTÃO DE PESSOAS
Não adianta ter todos os sistemas rodando bem e clientes satisfeitos se seus colaboradores estão infelizes. Os bons resultados dependem também da motivação e engajamento do seu time.
As metodologias ágeis podem contribuir para manter a equipe alinhada, mas é preciso também investir em feedbacks, treinamentos, uma boa estrutura física de trabalho (seja no presencial ou no home office), salários de acordo com o mercado e horas suficientes de descanso e lazer.
Quando a gestão de pessoas não é pensada dentro de um escritório, é comum que os colaboradores se sintam sobrecarregados, desmotivados e menosprezados, levando a uma alta taxa de rotatividade e baixa produtividade.
A maioria dos escritórios ainda adota o modelo de gestão vertical, centralizando as decisões nos sócios, gestores e advogados sêniores. Além de poder representar uma sobrecarga para o alto escalão, os outros advogados podem acabar menos engajados com o escritório por não participarem de forma ativa das tomadas de decisão. O modelo horizontal, que já vem sendo adotado em alguns setores, prevê deliberações compartilhadas e profissionais com mais autonomia e responsabilidade.
5. COMUNICAÇÃO
A comunicação com o público é um ingrediente fundamental para o sucesso de qualquer negócio. Para além de apenas apresentar os produtos ou serviços oferecidos, é importante se posicionar e transmitir os valores da sua marca.
O investimento em marketing pelo mundo jurídico não é novidade, mas foi impulsionado pelo novo provimento da OAB que define conceitos como publicidade ativa e passiva e marketing de conteúdo jurídico.
Esse comprometimento com a comunicação gera resultados importantes para o negócio, mas não é uma tarefa simples, principalmente no meio jurídico, com tantas restrições. Por isso é interessante pensar em contratar uma agência ou empresa especializada em comunicação e marketing.
Além dessas dicas, é importante estar sempre atento às novidades e mudanças do mercado jurídico. Baixe aqui nosso e-book com as principais tendências da advocacia para 2022!
