O gerenciamento de ciclo de vida de contratos (CLM) é uma prática estratégica que vai muito além da simples administração de documentos. Ele abrange desde a concepção de um contrato até sua execução, encerramento ou renovação, sendo essencial para empresas que desejam otimizar processos, reduzir riscos e aumentar a produtividade. Além disso, a adoção de softwares de CLM potencializa essas vantagens, integrando tecnologia ao fluxo de trabalho e permitindo uma gestão mais precisa e efetiva.
A seguir, você confere o que é CLM, quais são suas etapas, benefícios e como adotar o ideal para a sua empresa. Vamos nessa?
O que é CLM?
A sigla CLM (Contract Lifecycle Management), que em português pode ser traduzida para gestão de ciclo de vida de contratos, refere-se ao processo estratégico de administração de contratos desde sua criação até a sua execução, renovação ou encerramento. Dessa forma, o CLM é essencial para empresas que buscam otimizar seus processos contratuais, aumentar a conformidade regulatória e extrair mais valor de seus acordos comerciais.
Vale ressaltar que o CLM é mais do que um simples processo de gestão de contratos, ele também pode se referir a ferramentas ou softwares desenvolvidos para suportar essas atividades.
Quais são as etapas da gestão do ciclo de vida de contratos?
– Pré-contratação: refere-se à concepção do contrato. Nesta primeira etapa são definidos o objetivo do documento, orçamento, prazos etc.
– Contratação: aqui, o foco está na negociação entre as partes e na formalização do contrato. As cláusulas são analisadas e ajustadas conforme necessário.
– Pré-execução: essa etapa inclui ajustes finais, assinatura do documento e possíveis preparativos, como pagamentos ou alinhamento de cronogramas.
– Execução: esta é a fase em que o contrato começa a ser cumprido. As obrigações das partes são monitoradas e gerenciadas, garantindo a conformidade com os termos estabelecidos.
– Encerramento: quando o prazo do contrato expira ou ele é finalizado por outra razão, esta etapa garante que todas as obrigações tenham sido cumpridas. É também o momento de avaliar o contrato, verificar pagamentos e documentar resultados.
– Renovação: caso o contrato seja renovado, essa fase inicia um novo ciclo.
Benefícios da adoção de CLM
– Centralização de contratos
Um dos maiores benefícios do CLM é a criação de um repositório centralizado onde todos os contratos são armazenados de forma segura e organizada. Isso facilita o acesso, a pesquisa e o monitoramento de documentos, reduzindo problemas como duplicidade ou perda de contratos. A centralização também promove transparência e colaboração, garantindo que todos os envolvidos trabalhem com as versões mais atualizadas dos documentos.
– Aumento da produtividade
O CLM permite automatizar tarefas repetitivas e burocráticas, como redação, revisão e acompanhamento de contratos. Com fluxos de trabalho pré-configurados, as equipes ganham agilidade na execução de processos, eliminando gargalos e aumentando a eficiência operacional.
– Diminuição de riscos e de erros humanos
Ao padronizar documentos e automatizar fluxos, o CLM reduz significativamente a probabilidade de erros em contratos. Além disso, ferramentas de análise incorporadas podem identificar potenciais riscos financeiros ou legais antes da assinatura, ajudando a evitar prejuízos.
– Melhor conformidade regulatória
Os sistemas de CLM ajudam as empresas a manter a conformidade com leis e normas, configurando alertas para prazos e obrigações contratuais, além de incorporar políticas internas e requisitos regulatórios diretamente no processo de criação de contratos. Com isso, é possível evitar multas, penalidades e outros problemas legais decorrentes da não conformidade.
– Otimização de tempo
Com funcionalidades como assinatura eletrônica, busca avançada de documentos e notificações automáticas, o CLM elimina atrasos em etapas críticas do ciclo de vida dos contratos. Isso acelera negociações, aprovações e renovações, reduzindo o tempo total de fechamento de acordos. Além disso, as equipes gastam menos tempo procurando informações e lidando com processos manuais.
Como adotar um sistema de CLM?
Antes de implementar um software de CLM em sua empresa, é importante levar em consideração alguns itens que listamos a seguir:
– Responsividade
A plataforma deve responder de forma ágil às ações do usuário e se adaptar a diferentes dispositivos, como desktops, tablets e smartphones. Isso garante que as equipes possam acessar informações críticas em tempo real, independentemente de onde estejam.
– Recursos disponíveis
Avalie as funcionalidades que o sistema oferece para atender às demandas do seu fluxo de trabalho, como a capacidade de criar, revisar e gerenciar contratos com facilidade, além de ferramentas que possibilitam alertas de prazos, templates personalizáveis e rastreamento de alterações contratuais.
– Armazenamento e organização
O sistema deve fornecer uma estrutura segura e centralizada para armazenar todos os contratos e documentos relacionados. É importante que a plataforma permita acesso fácil e rápido às informações, com recursos de busca inteligente, controle de versões e backups automáticos.
– Integração com outros softwares
Um CLM eficaz deve ser capaz de se integrar com outras ferramentas e sistemas utilizados pela empresa, como ERPs, CRMs e softwares de assinatura eletrônica. Essa integração permite uma gestão mais fluida e elimina a necessidade de alternar entre plataformas diferentes, promovendo uma visão unificada de todas as operações relacionadas a contratos.
– Suporte da empresa
Por fim, o suporte técnico oferecido pelo fornecedor do sistema é essencial para uma adoção tranquila e eficaz. Certifique-se de que a empresa disponibilize treinamentos para os colaboradores, assistência em tempo real e acompanhamento contínuo para ajustes e melhorias.
Conclusão
Escolher um sistema CLM adequado às necessidades da empresa é essencial para transformar a gestão contratual em uma vantagem estratégica. A adoção desse tipo de solução oferece segurança, organização e maior eficiência em cada etapa do ciclo de vida dos contratos. Além disso, a prática de testar as funcionalidades do sistema antes de adotá-lo definitivamente permite uma adaptação mais assertiva às demandas específicas da organização.
