A evolução dos documentos digitais transformou profundamente a rotina de trabalho em todos os segmentos da economia. O que antes era uma busca pontual por praticidade na conversão de formatos ou na junção de arquivos PDF passou a ser uma peça-chave nos fluxos operacionais de escritórios e departamentos jurídicos. Com a consolidação do trabalho remoto e híbrido, o fluxo documental deixou de ser uma tarefa isolada para se tornar o centro dos processos de produtividade e colaboração.
No entanto, à medida que ferramentas de gerenciamento de documentos ganham espaço nas corporações, a régua de exigências sobe substancialmente. A facilidade de uso, que impulsionou a adoção orgânica por usuários individuais, agora precisa caminhar lado a lado com rigorosos critérios de segurança da informação, conformidade com legislações de privacidade — como LGPD e GDPR — e alto nível de rastreabilidade para o tratamento de dados sensíveis e sigilosos.
Para entender essa transição do uso individual para a governança corporativa e discutir o futuro do documento digital em tempos de inteligência artificial e criação de conteúdos sintéticos, conversamos com Marco Grossi, Fundador e CEO da iLovePDF. Na entrevista a seguir, ele compartilha a trajetória da plataforma, explica as soluções desenvolvidas para atender o setor jurídico e analisa por que o PDF continuará sendo um formato indispensável para a autenticidade e a segurança da informação.
1. A iLovePDF nasceu de uma necessidade pessoal simples — unir dois PDFs — e hoje é usada por milhões de pessoas diariamente. Do ponto de vista de quem viveu essa trajetória, como o senhor descreveria a evolução do “documento digital” nesses mais de dez anos? O que mudou na forma como as pessoas — e depois as empresas — se relacionam com seus arquivos?
Eu ainda peguei o começo dessa transformação e é impressionante pensar na velocidade com que tudo mudou. Em poucas décadas, passamos de documentos predominantemente em papel para um mundo em que praticamente tudo circula digitalmente. A digitalização e, depois, a internet aceleraram muito essa mudança.
O PDF teve um papel importante nessa transição porque resolveu um problema fundamental: preservar a aparência e a estrutura de um documento independentemente do sistema ou dispositivo utilizado.
Mas, para mim, o grande ponto de virada aconteceu quando o PDF deixou de ser apenas um formato final e passou a fazer parte do trabalho do dia a dia. As pessoas começaram a receber, combinar, dividir, comprimir e compartilhar cada vez mais documentos. E, com isso, apareceram milhares de pequenas necessidades que precisavam ser resolvidas de forma rápida e simples. Eu mesmo vivi esse tipo de situação. Precisei juntar dois PDFs e levei mais tempo do que imaginava para encontrar uma forma de fazer isso.
Depois veio a nuvem, a mobilidade e o trabalho colaborativo, transformando o documento em parte de processos cada vez mais digitais. E agora estamos diante de uma nova mudança: com a inteligência artificial, a pergunta começa a deixar de ser apenas “como trabalhar com o documento?” e passa a ser “como fazer o documento trabalhar a nosso favor?”
2. A empresa cresceu por adoção orgânica de usuários individuais, sem grande investimento em marketing. Nos últimos anos, vocês formaram uma equipe comercial voltada especificamente para empresas. O que motivou essa mudança? Que tipo de demanda começou a vir do público corporativo — e, em particular, do setor jurídico — que não existia (ou não era relevante) na fase inicial?
Na pergunta anterior, acho que já antecipei um pouco esse caminho. Durante a pandemia, um processo que já vinha acontecendo mudou radicalmente a maneira como as pessoas trabalhavam. Acho que todos nós lembramos daquele momento: de uma hora para outra, grande parte das pessoas estava em casa, trabalhando remotamente e precisando reinventar sua rotina. O trabalho remoto em larga escala fez crescer muito a necessidade de ferramentas para trabalhar com documentos digitais, e o iLovePDF passou a fazer parte da rotina de milhões de pessoas.
E vimos uma coisa interessante acontecer: um hábito que começou de forma muito individual foi, aos poucos, chegando às organizações de forma espontânea, incluindo o setor jurídico. Muitas vezes, isso acontece por iniciativa de verdadeiros “embaixadores” internos: pessoas que já usam o iLovePDF e começam a pedir que a solução seja disponibilizada oficialmente.
Isso mudou a pergunta que a gente ouvia. Deixou de ser “me ajuda a resolver meu problema” e passou a ser “como podemos oferecer isso para o escritório inteiro, com segurança, controle e governança?”. Criamos a equipe comercial para responder a uma demanda que já estava acontecendo, não para criar uma nova.
3. Escritórios de advocacia lidam com documentos extremamente sensíveis — contratos, processos, dados de clientes protegidos por sigilo profissional. Quais são, na prática, os mecanismos de segurança que a iLovePDF oferece hoje (como exclusão automática de arquivos e certificações de segurança), e como o senhor avalia se eles são suficientes para o nível de confidencialidade que a advocacia exige?
Segurança é um tema muito importante para nós, especialmente porque sabemos que nossos usuários trabalham com documentos que muitas vezes contêm informações muito sensíveis. Na prática, os arquivos processados online são excluídos automaticamente após 2 horas, e o usuário também pode excluí-los manualmente imediatamente após o processamento. Temos a certificação ISO 27001 para segurança da informação, além de uma infraestrutura construída com controles específicos para proteção de dados.
Para organizações que precisam de um nível ainda maior de controle, temos também o iLovePDF Desktop, que permite processar os arquivos localmente, sem precisar enviá-los para a nuvem.
Para nós, segurança é um trabalho contínuo. Estamos sempre evoluindo nossos mecanismos e processos para manter o nível de proteção que nossos usuários esperam.
4. Com o avanço de regulações como GDPR e a LGPD no Brasil, como uma ferramenta que processa documentos de terceiros em escala global adapta sua governança de dados a diferentes jurisdições? Existe uma “régua mínima” de conformidade que vocês seguem, independentemente do país do usuário?
Somos uma empresa espanhola e estamos inseridos em um ambiente europeu onde a proteção de dados e a privacidade são preocupações muito fortes. Por isso, segurança e privacidade fazem parte da nossa operação desde a base, com padrões globais de proteção, independentemente de onde o usuário esteja.
No Brasil, por exemplo, seguimos os requisitos da LGPD e mantemos o mesmo compromisso com a proteção dos dados dos nossos usuários. Para nós, é importante que segurança e privacidade sejam parte da experiência do produto em qualquer mercado em que estamos presentes.
5. Por fim: o senhor acredita que o próprio conceito de “documento” — como unidade jurídica, com valor probatório e formal — vai continuar existindo como conhecemos, ou a transformação digital vai levar a outras formas de registro e formalização que ainda nem imaginamos?
Isso volta para onde essa conversa começou: documento sempre foi uma forma de registrar algo e poder confiar que aquela informação poderá ser consultada e verificada no futuro. E acredito que, hoje mais do que nunca, os documentos digitais, especialmente os PDFs, vão manter e até aumentar esse valor como registro formal.
Vivemos em uma era em que a IA já é capaz de gerar vídeos, áudios e imagens sintéticas a ponto de ficar cada vez mais difícil distinguir o real do falso. O PDF, em contrapartida, é construído sobre normas e padrões rigorosos, como o PDF/A, e pode incorporar mecanismos como assinaturas digitais e carimbos de tempo, que ajudam a garantir a autenticidade e a integridade do documento.
Por isso, não acredito que o PDF vá desaparecer. A forma como trabalhamos com ele certamente vai continuar evoluindo, mas sua capacidade de funcionar como um formato confiável e verificável faz com que ele continue tendo um papel importante no futuro dos documentos digitais.
A trajetória detalhada por Marco Grossi reflete a maturação do mercado de tecnologia em relação à gestão de arquivos. A migração da simples facilidade de uso para uma estrutura respaldada por certificações internacionais de segurança e opções de processamento local reafirma que a produtividade não precisa rivalizar com a proteção de dados. Em um mundo digital desafiado pela autenticidade das informações, o formato PDF se consolida não apenas como uma ferramenta de rotina, mas como uma infraestrutura indispensável de integridade, transparência e valor probatório para o mercado corporativo e jurídico.
