“Transformação” e “inovação” se tornaram os termos mais repetidos do mercado de legaltech e, por esse excesso, perderam parte do significado. Na prática, boa parte do que se chama de transformação digital no jurídico é apenas digitalizar o papel ou automatizar uma etapa, mantendo intacta a lógica original do processo.
A pergunta que poucas empresas se dispõem a fazer é mais incômoda: por que esse processo existe da forma como existe, a quem ele realmente serve, e o que aconteceria se ele fosse repensado desde a origem, e não apenas acelerado?
É exatamente essa distinção que a doc9 coloca no centro de sua identidade há mais de 16 anos. Para entender o que significa, na prática, reconstruir em vez de apenas transformar, conversamos com Klaus Riffel, CEO da doc9.
Na entrevista a seguir, ele detalha a decisão que a empresa tomou durante a pandemia (contra a leitura predominante do mercado na época) e que se tornou um divisor de águas, explica como conduzem a mudança sem tirar o advogado do centro da decisão jurídica, como lidam com a resistência legítima de escritórios e departamentos que preferem avançar de forma gradual, e por que, num mercado em que toda legaltech se apresenta como disruptiva, apenas o resultado concreto sustenta essa diferença.
- A doc9 define sua atuação como “reconstrução” e não “transformação” ou “inovação”, termos que praticamente todo o mercado usa hoje. Na prática, o que diferencia reconstruir um processo jurídico de simplesmente transformá-lo ou inová-lo?
Transformar, na maior parte das vezes, significa pegar um processo que já existe e torná-lo mais rápido. Digitaliza-se o papel, automatiza-se uma etapa, e a lógica continua a mesma. Inovar virou quase sinônimo de adotar uma ferramenta nova, mas vai muito além disso. Reconstruir é voltar à pergunta original: por que esse processo existe, a quem ele serve e qual é o resultado que gera?
A partir daí, nós propomos alternativas e possibilidades, acompanhando os movimentos do mercado, entendendo profundamente as dores e oportunidades, unindo a tecnologia disponível e pessoas que permeiam e entendem a importância disso, que buscam a extração do que há de melhor para cada uma das demandas que surgem.
Um exemplo nosso: certificado digital era tratado como um arquivo que circulava entre pessoas, sem qualquer tipo de controle, em pen drive, grupo de WhatsApp ou por e-mail. Poderíamos ter apenas organizado essa circulação, mas não. Escolhemos reconstruir a lógica: o certificado digital deixa de circular, não há mais lacunas de segurança, não há mais risco financeiro e o acesso passa a ser governado, rastreável e auditável. Isso não é uma melhoria incremental, é outro modelo de operação.
- Em 16 anos de história, qual foi o momento em que a doc9 tomou uma decisão que, à época, parecia contra a corrente do mercado jurídico, e que depois se mostrou o caminho certo?
Foram muitos desafios enfrentados ao longo de todos esses anos. No início, resolvíamos cópias, questões burocráticas, logística jurídica e a contratação de advogados para audiências e diligências. Era um negócio que funcionava. Em 2020, com os fóruns fechados pela pandemia, lançamos o whom.doc9, primeiro gerenciador de certificados digitais do Brasil.
Naquele momento, boa parte do mercado tratava a pandemia como uma pausa breve. Nós tivemos outra leitura: a virada de chave em relação à questão digital era irreversível. Então, o certificado digital passou a ser um ativo crítico se manuseado sem governança.
Apostamos nisso antes de o mercado enxergar o problema. A meta era chegar a 300 clientes em dois anos, e batemos essa marca em apenas três meses. Hoje, a solução tem mais de 100 mil usuários.
- Boa parte do mercado jurídico ainda enxerga a tecnologia como ferramenta de suporte. Reconstruir pressupõe mudar a própria estrutura de como advogados e departamentos jurídicos pensam seu trabalho. Como vocês conduzem essa mudança sem que o cliente sinta que está perdendo controle do próprio processo?
Esse é um ponto que merece muita atenção. Reconstruir não significa tirar o advogado do centro, bem pelo contrário. A nossa proposta é ganho de produtividade, eliminação de tarefas repetitivas e proporcionar, com isso, que advogados trabalhem o estratégico de seus processos, pois o manual está resolvido. O cliente compra o fim de um risco ou de um gargalo que ele já sente, que atrapalha, que faz ele perder tempo e recursos.
A decisão jurídica continua sendo do jurídico. A tecnologia é ferramenta mas, se mal gerida, aumenta ainda mais as despesas. Sugiro sempre: organizar o fluxo com critério, ter o entendimento do que realmente faz o ponteiro mexer, alinhar a uma estratégia forte e ao controle dos números é praticamente uma receita imbatível.
Quando o cliente percebe que passou a ter mais controle, que teve ganho de produtividade, que reduziu custo, está mais estratégico e tem controle de grande parte dos fluxos, a resistência cai.
- A doc9 enfrentou resistência de escritórios ou departamentos jurídicos que preferiam uma mudança mais gradual, mais segura, a uma reconstrução mais profunda? Como esse tipo de resistência é trabalhado?
Enfrentamos, sim, e é legítimo. O jurídico é, por natureza, uma área que gerencia risco, e mudança é risco. Não tentamos vencer a resistência no argumento. Trabalhamos com ela de três formas.
Primeiro, a profundidade da reconstrução não exige uma ruptura de uma vez: o modelo é redesenhado por inteiro, mas a implantação pode ser feita por etapas, com resultados mensuráveis em cada uma e direito a correções de rotas a todo instante.
Segundo, transformamos o risco de não mudar em algo visível. Por exemplo, quando um departamento enxerga quantas pessoas têm acesso a um certificado sem nenhum registro, a conversa sobre “mudança segura” se inverte.
Terceiro, mostramos números e resultados reais de quem já passou pelo processo e saiu melhor, mais competitivo, mais seguro, mais estratégico.
- Existe um risco de o mercado confundir “reconstrução” com apenas um discurso mais ousado de posicionamento, numa época em que toda empresa de legaltech se apresenta como disruptiva. Como a doc9 sustenta essa diferença com resultado concreto, e não apenas com discurso?
O risco existe, e a única defesa é o número, é a realidade que vivemos. Não pedimos que o mercado acredite em discurso, convidamos a olhar e avaliar atentamente o que de fato foi produzido. Atendemos escritórios, departamentos jurídicos, empresas, batemos recordes, implementamos melhorias, lançamos produtos, buscamos melhorias e atingimos excelência.
Além disso, a reconstrução exige que a gente aplique em casa o rigor que propõe aos clientes e um dos indicadores disso foi a obtenção das certificações ISO 27001 e 27701 para o whom.doc9. Quem só tem discurso não atravessa três ciclos de reinvenção: da logística jurídica à governança de certificados e, agora, a um sistema operacional jurídico com motor de IA integrado.
A trajetória relatada por Klaus Riffel deixa um padrão claro: cada reconstrução da doc9 nasceu de uma leitura antecipada de um risco que o mercado ainda não via: da logística jurídica à governança de certificados digitais, e agora a um sistema operacional jurídico com IA integrada.
Mais do que um discurso de posicionamento, o que sustenta essa trajetória, segundo o próprio CEO, são números, certificações e ciclos de reinvenção que se repetem há mais de 16 anos. Para o jurídico brasileiro, o recado é que acompanhar a mudança já não é suficiente: a vantagem real está em quem se dispõe a repensar o processo desde a sua origem.
