Gastar horas na execução de atividades administrativas copiosas já foi realidade para advogados de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. No entanto, com a popularização da tecnologia esse processo mudou. A automação veio para agilizar tarefas repetitivas, reduzir custos e permitir que os profissionais se concentrem no que realmente importa: oferecer soluções jurídicas de alto valor para seus clientes.
Neste artigo, você compreenderá melhor o papel da automação no setor jurídico, como ela pode moderar custos e como implementar essas ferramentas em seu escritório. Vamos nessa? Continue a leitura!
O que é automação?
É o uso da tecnologia para realizar tarefas com o mínimo de intervenção humana. A automação pode ser utilizada em diversas áreas, como serviços, indústria, TI e até no setor jurídico. Por sua versatilidade, ela contribui para redução de custos e erros operacionais.
Ferramentas de automação para escritórios de advocacia
Existem diversas ferramentas de automação que atendem a diferentes necessidades. No setor jurídico, há uma ampla gama de soluções tecnológicas que envolvem a automação para executar tarefas repetitivas, gestão de processos, análise de documentos, atendimento ao cliente, entre outras funções. Destacam-se as seguintes:
– Softwares jurídicos
São sistemas projetados para atender as necessidades do setor jurídico, oferecendo funcionalidades como plataforma de gestão de documentos, automação de contratos e coleta de assinaturas eletrônicas, que substituem o processo presencial com segurança e autenticidade. Além disso, os softwares jurídicos ajudam no acompanhamento de prazos e controle financeiro.
– Chatbots
Os chatbots são ferramentas de automação que podem ser fundamentais para agilizar o atendimento no setor jurídico. Eles são programados para responder a perguntas frequentes, o que proporciona uma resposta imediata e sem a necessidade de intervenção humana. Ao integrar assistentes de IA, esses chatbots são capazes de aprender com cada interação, o que significa que suas respostas se tornam mais precisas e personalizadas ao longo do tempo.
– CRM
O Customer Relationship Management é uma solução voltada para aprimorar o relacionamento entre empresa e cliente. No contexto jurídico, o CRM é uma ferramenta essencial para os escritórios de advocacia, pois permite centralizar todas as informações sobre os clientes, como histórico de processos e interações anteriores. Outro benefício é a possibilidade de agendar lembretes para alertar os advogados e a equipe do escritório sobre compromissos importantes.
Como a automação pode reduzir custos?
– Diminuição de trabalhos manuais: atividades simples e repetitivas podem ser automatizadas, permitindo que os advogados foquem em processos mais estratégicos e complexos. A automação reduz a necessidade de mão de obra adicional, além de economizar tempo, o que diminui os custos operacionais do escritório.
– Redução de erros: a automação reduz a chance de erros humanos e, com isso, evita retrabalhos que, na maioria das vezes, são custosos.
– Armazenamento digital: ferramentas tecnológicas têm maior capacidade de armazenamento de arquivos, o que diminui a necessidade de espaços físicos para guardar documentos importantes. Isso reduz os custos com aluguel e manutenção de arquivos físicos e torna o acesso às informações mais ágil.
– Otimização do tempo: ao diminuir a necessidade de acompanhamento manual constante, a automação pode agilizar a comunicação e o acompanhamento de processos, resultando em uma melhor gestão do tempo e, consequentemente, menor necessidade de recursos humanos.
Como começar a implementar ferramentas de automação em meu escritório?
– Analise a necessidade do seu escritório
Identifique quais áreas demandam mais tempo e recursos, como tarefas repetitivas ou processos suscetíveis a erros. Desta forma, é possível entender as demandas específicas do seu escritório e escolher as ferramentas ideais para otimizar seu fluxo de trabalho.
– Escolha quais atividades ou processos serão automatizados
Nem todas as tarefas precisam ser automatizadas. Ao escolher, foque em atividades que consomem tempo, como o preenchimento de documentos, a organização de arquivos e a atualização de registros. Assim, o seu time estará livre para tarefas que demandam maior expertise jurídica.
– Faça um treinamento com todos os membros da sua equipe
A implementação da automação só será eficaz se todos os membros da equipe souberem como utilizá-la corretamente. Realize treinamentos para garantir que todos compreendam as ferramentas adotadas e saibam como integrá-las ao seu trabalho diário.
– Monitore os resultados e, se for o caso, faça ajustes
Avalie o impacto das ferramentas no aumento da produtividade, redução de custos e erros, melhoria no atendimento ao cliente etc. Se perceber que algo não está como o esperado, realize correções. No primeiro momento, é normal precisar fazer adaptações até alcançar os resultados projetados.
Conclusão
A automação é uma ferramenta tecnológica importante que transforma a maneira como os escritórios de advocacia operam, trazendo maior eficiência e precisão para processos cotidianos. Ao automatizar tarefas repetitivas e demoradas, os escritórios podem reduzir custos, minimizar erros e liberar mais tempo para os advogados se concentrarem em atividades estratégicas e complexas. Ademais, a automação proporciona uma gestão mais eficiente de documentos, prazos e comunicação com clientes, o que resulta em um atendimento mais ágil e de maior qualidade.
