Você já ouviu falar sobre Pontuação por Tarefas?
Conhecido como método de metrificação do trabalho intelectual, busca obter uma referência de produtividade similar entre os membros de equipes que trabalham com conhecimento e informação.
Com ele, o fluxo de trabalho é protegido e gera relatórios de produtividade para o responsável e para o gestor jurídico.
Para esclarecer o que é a Pontuação de Tarefas e seus benefícios para a área jurídica, convidamos Eduardo Koetz, CEO da ADVBOX e advogado especialista em Gestão Jurídica.
1. Sabemos que a pandemia maximizou o problema de medição da produtividade no Home Office e também no presencial, fazendo os gestores terem maior percepção da falta de acompanhamento da produtividade. A ADVBOX, como software jurídico, oferece um sistema específico para solucionar esse problema?
Sim, o Sistema de Pontuação por Tarefas (Taskscore) é uma metodologia que surgiu em escritórios de advocacia brasileiros e estrangeiros.
Visa alinhar o acompanhamento de produtividade em tempo real baseando em entregas, priorizando o trabalho feito ao invés do horário cumprido.
É uma mudança gigantesca no mindset do gestor, acostumado com o comando e controle e no sistema retrógrado do fordismo de controle de horários e livro ponto.
2. Como funciona a Pontuação por Tarefas na prática para romper um eventual ciclo vicioso de improdutividade?
O sistema é simples de implementar. O gestor vai listar todas as tarefas comuns realizadas em cada setor ou departamento do escritório (em geral de 30 a 50 tarefas) e atribuir uma pontuação, que recomendamos seja de 1 a 300 pontos.
Após isso, a operação ganha agilidade pois as tarefas são atribuídas com mais rapidez. E ao serem cumpridas, a pontuação dos colaboradores é atualizada, permitindo um controle de produtividade em tempo real mas sem a pressão que está cada vez mais comum nos escritórios.
Há um painel que mostra a todos o desempenho de cada um e um gráfico próprio que indica dia a dia qual deve ser a produtividade de cada pessoa.
Estes gráficos induzem a uma cultura de alta performance, fazendo a equipe se comparar com os mais produtivos e não com aqueles que menos trabalham.
É interessante assistir o nosso vídeo sobre o ciclo da improdutividade para compreender melhor esse fenômeno negativo nos escritórios e organizações, e como o taskscore quebra esse panorama.
3. A Pontuação por Tarefas é um método validado? Funciona para equipes de diferentes portes? Há cases para citar?
Temos escritórios com 5 pessoas usando a pontuação por tarefas e escritórios com mais de 50 pessoas. É um método totalmente escalável e que suporta facilmente mil pessoas. Hoje há mais de 1000 escritórios usando a metodologia na nossa base de clientes (mesmo sendo opcional).
O taskscore não é exclusivo da ADVBOX. O INSS adotou o taskscore em 2018 definitivamente por exemplo, e atribuiu a pontuação para mais de 15 mil servidores no Brasil através de decreto, inclusive lançando um sistema de controle de gratificação variável chamada de GDASS. A produtividade dos servidores do INSS aumentou 240% de 2018 a 2021.
Os escritórios Araújo Melchert, Koetz Advocacia, Bona Moreira Silva, Firma de Advocacia são alguns dos cases que utilizam a pontuação por tarefas.
4. Quais as vantagens da Pontuação por Tarefas para os colaboradores? Ela permite uma visão mais transparente da produtividade da organização a todos eles, bem como um incentivo?
Permite conciliar o aumento da lucratividade com o aumento dos salários, através do ganho de produtividade da mão de obra jurídica, especialmente a de alta complexidade.
A vantagem é que o colaborador recebe uma gratificação justa aumentando sua renda, e ganha autonomia e flexibilidade para entregar o serviço quando quiser. Importante lembrar que autonomia é um dos 3 principais fatores de motivação no trabalho, especialmente para a geração Y.
Essa autogestão proporcionada ao trabalhador jurídico proporciona naturalmente a escolha do trabalho presencial ou remoto, sem esforço e sem problemas operacionais. A qualidade de vida aumenta significativamente e as condições de trabalho são elevadas. É altamente recomendado aos grandes escritórios que andam com problemas de burnout e superexploração dos operadores jurídicos, estagiários e funcionários em geral.
5.Quais as vantagens para os gestores e sócios do escritório e para o negócio como um todo? Ela tem influência na cultura organizacional do escritório?
O gestor que mergulha na pontuação por tarefa muda de vida, pois além de ter uma equipe produtiva e motivada, retira dos costas a responsabilidade diária de supervisionar tudo a toda hora.
A iniciativa por busca de tarefas se inverte, criando uma busca generalizada por trabalho, que será recompensado no final do mês.
E por fim, o taskscore é a base para o Business Intelligence, permite uma gestão baseada em dados em um nível de precisão e assertividade impressionante.
